Sie sind gerade dabei, ein Haus oder eine Wohnung zu entrümpeln oder Ihnen steht eine Büro- und Firmenauflösung bevor und Sie fragen sich: wohin mit den alten, aber privaten Akten und Datenträgern? Besonders im digitalen Bereich ist es wichtig, die Dateien nicht einfach nur zu „löschen“, sondern Datenträger vernünftig zu bereinigen, bevor sie weggeschmissen oder verkauft werden. Und auch Papierdatenträger unterliegen bestimmten Datenschutzgesetzen. Bei uns erfahren Sie, wie Sie Daten sicher vernichten können und was Sie dabei beachten müssen.
Daten und Akten auf Papier vernichten
Bei Papierdaten denkt man zunächst an die klassischen Akten und den damit verbundenen Aktenvernichter beziehungsweise Schredder. So einfach gestaltet sich die Aufgabe jedoch nicht immer, denn je nachdem, um welche Daten es sich genau handelt, sind bestimmte Sicherheitsvorkehrungen zu treffen. In Deutschland gelten verschiedene Gesetze, die die Arbeit mit Daten und Akten regulieren. Dazu gehören das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG), das EU-DSVGO und die DIN32757. Laut letzterer gibt es sechs Sicherheitsstufen, die genau vorgeben, auf welche Art die Daten vernichtet werden müssen.
Zudem gibt es noch eine Aufbewahrungsfrist, die vorgibt, wie lange bestimmte Akten aufzubewahren sind. Erst nach dieser Frist dürfen Akten offiziell vernichtet werden. Für Krankenhäuser gilt zum Beispiel, dass Patientenakten für 10 Jahre aufbewahrt werden müssen.
Aufbewahrungsfristen für Unternehmen im Überblick
Die Aufbewahrungsfrist beginnt immer mit dem Schluss des Kalenderjahrs, in dem die letzten Eintragungen in das Dokument gemacht wurden. Aufbewahrungsfristen betreffen Unternehmen, die mindestens einen Umsatz von 500.000 Euro und einen Gewinn von 50.000 Euro im Jahr erreichen.
Frist von 6 Jahren gilt für:
- Empfangene Handelsbriefe
- Wiedergaben abgesandter Briefe
- Geschäftspapiere
- Unterlagen mit steuerlicher Bedeutung
- Preislisten
- Businesspläne
- Abrechnungen von Reisekosten, etc.
Frist von 10 Jahren gilt für:
- Handelsbücher
- Inventare
- Eröffnungsbilanzen
- Jahresabschlüsse
- Konzernlageberichte
- Buchungsbelege
- Eingangs- und Ausgangsrechnungen
- Steuerbescheide
- Lohnlisten
Was passiert bei nicht ordnungsgemäßer Handhabung von Akten?
Handelt es sich bei den Dokumenten und Daten um private Angelegenheiten, gelten lediglich Fristen von zwei Jahren für Dokumente, die steuerpflichtige Leistungen betreffen. Trotzdem gibt es einige Dokumente, die man aufheben sollte, um im Notfall ausgerüstet zu sein. Dazu gehören:
- Kfz-Rechnungen oder Unterlagen aus der Werkstatt sollten aufgehoben werden, denn bei einer Teilkaskoversicherung kann so im Falle eines Diebstahls der Wert des Autos errechnet werden.
- Bank-Unterlagen wie Kontoauszüge können für regelmäßig auftretende Zahlungen insgesamt vier Jahre lang als Beweis genutzt werden, unregelmäßige Zahlungen können zwei Jahre lang anhand von Kontoauszügen nachgewiesen werden.
- Steuerbescheide sollten stets aufbewahrt werden, beispielsweise für Kreditanträge; Anschreiben vom Finanzamt können entsorgt werden.
- Arztrechnungen sollten auch etwa drei Jahre lang aufgehoben werden, denn so lange besteht die Gewährleistungszeit.
Wie kann ich digitale Daten sicher vernichten?
Bei digitalen Daten scheint es offensichtlich: die betroffenen Elemente werden in den Papierkorb geschoben und dieser wird geleert – oder? Leider ist so keine sichere Vernichtung der Daten gewährleistet. Auf diese Weise gelöschte Daten können nämlich wiederhergestellt werden. Das ist positiv, falls Sie doch mal aus Versehen das Lieblingsbild aus dem Urlaub löschen sollten, doch generell bedeutet das, dass Sie Ihre sensiblen Daten auf jeden Fall sicher vernichten müssen.
Doch wie genau kann man digitale Daten sicher und vollständig von Festplatten und Co. löschen? Damit Dateien wirklich gelöscht werden, muss der ursprüngliche Speicherort mit anderen Informationen überschrieben werden. Das nennt man „Schreddern“, ähnlich wie beim Papier mit dem Aktenvernichter. Der Datenträger wird dabei immer wieder überschrieben, sodass eine Wiederherstellung der alten Daten nicht mehr möglich ist. Auch im Nachhinein können Sie gelöschte Daten schreddern. Wenn Sie den freien Speicherplatz ebenfalls überschreiben, können gelöschte Dateien über den Papierkorb nicht mehr wiederhergestellt werden.
Bei USB-Sticks und SSD-Festplatten sieht es nochmal ein wenig anders aus: durch die begrenzte Anzahl an möglichen Schreibvorgängen, funktioniert hier nur die Methode mit der nachträglichen Überschreibung des freien Speichers. Um diesen Vorgang durchzuführen, muss ein entsprechendes Programm runtergeladen werden, das solche Vorgänge durchführen kann.
Digitale Daten vernichten: Der Überblick
- Dateien in den Papierkorb schieben bedeutet nicht, dass sie gelöscht wurden.
- Um Dateien sicher zu vernichten, müssen sie mit entsprechenden Programmen, sogenannten „Schreddern“, überschrieben werden.
- Auch gesamte Festplatten können und sollten geschreddert werden, bevor sie verkauft oder weggeschmissen werden.
Die Fantastischen Zwei: Professionelle Datenvernichtung
Datenvernichtung, besonders im großen Stil, ist eine aufwändige Angelegenheit, da die entsprechenden Gesetze und Sicherheitsstufen dazu eingehalten werden müssen. Die Fantastischen Zwei ist Ihr professionelles Entrümpelungsunternehmen, das auch in Sachen Aktenvernichtung starke Expertise aufweist. Bei uns erhalten Sie die Aktenvernichtung sowohl für Privatleute als auch für Firmen nach mindestens Schutzklasse 3. Auf Wunsch ist auch eine höhere Schutzklasse möglich – professionell und gesetzeskonform nach EU-DSGVO. Im Anschluss erhalten Sie selbstverständlich ein Vernichtungszertifikat.
Kontaktieren Sie uns gerne für Ihre Aktenvernichtung und Datenvernichtung im Rheinland und ganz NRW!
